発災時、取り組むべきことは？

企業において、災害が発生した時の初動対応は、社員の安全確保と事業の継続に直結します。
事前に計画を立てておくことは重要ですが、実際に災害が発生した際に迅速かつ的確に行動することが求められます。
ここでは、発災時に企業が取り組むべき具体的な対応について詳しく解説します。

1. 社員の安全確保

緊急避難の指示

災害が発生した際には、まず社員の安全確保が最優先となります。
避難が必要な場合、迅速に緊急避難の指示を出します。
避難経路と避難場所を再確認し、落ち着いて行動するように促します。
避難経路が閉塞している場合には、他の安全な経路を指示します。

人員確認と安否確認

避難後、全社員の人員確認と安否確認を行います。
事前に作成した緊急連絡網を活用し、速やかに全員の安否を確認します。
特に、安否不明の社員がいる場合は、迅速に捜索活動を開始します。
安否確認が完了したら、結果を上司や関係部署に報告します。

2. 初動対応と情報収集

初期消火と応急処置

火災が発生した場合、初期消火活動を行います。
消火器や消火栓の使用方法を理解し、初期消火を迅速に行うことが重要です。
また、負傷者が発生した場合には、応急処置を施します。
社内に救急箱を備え、AEDの使用方法を習得しておくことが必要です。

情報収集と共有

災害の状況や被害の程度を正確に把握するために、情報収集を行います。
社内外の信頼性のある情報源から最新の情報を入手し、それを迅速に社員に共有します。
特に、政府や自治体、消防、警察などの公式情報を確認し、適切な対応を取ります。

3. 事業継続計画（BCP）の実行

重要業務の優先順位設定

事業継続計画（BCP）に基づき、重要業務の優先順位を設定します。
災害時にも継続すべき業務を特定し、必要なリソースを確保します。
重要業務を担当する社員に対しては、事前に役割と責任を明確に伝えておくことが重要です。

代替手段の実行

災害により通常の業務が困難になった場合、事前に計画していた代替手段を実行します。
例えば、在宅勤務の導入やクラウドサービスの利用、別拠点での業務継続など、柔軟な対応を行います。
これにより、事業の中断を最小限に抑え、顧客への影響を軽減します。

4. 社内外のコミュニケーション

社員への情報伝達

災害時には、社員への適切な情報伝達が欠かせません。
社内SNSやメッセージングアプリを活用し、重要な情報や指示を迅速に共有します。
特に、避難指示や業務の再開に関する情報は、タイムリーに伝えることが求められます。

顧客や取引先への連絡

災害が発生した場合、顧客や取引先にも速やかに状況を報告し、今後の対応について連絡します。
事前に連絡先リストを作成し、緊急時には速やかに連絡が取れるようにしておきます。
誠実な対応と迅速な連絡が、顧客や取引先からの信頼を維持するために重要です。

5. 避難所の設営と運営

社内避難所の設置

長期間の避難が必要な場合には、社内に避難所を設置します。
社員が安全かつ快適に過ごせるように、必要な物資や設備を整えます。
特に、飲料水や食料、医薬品、寝具など、基本的な生活物資を備蓄しておくことが必要です。

避難所運営のルール策定

避難所の運営に関するルールを事前に策定し、全社員に周知しておきます。
例えば、避難所内での役割分担や物資の管理方法、衛生管理など、円滑な運営を支えるためのルールを整備します。
これにより、避難所での生活がよりスムーズになります。

まとめ

発災時の初動対応は、社員の安全確保と事業の継続に直結します。
緊急避難の指示や人員確認、情報収集、事業継続計画の実行、社内外のコミュニケーション、避難所の設営と運営など、具体的な対応を迅速かつ的確に行うことが求められます。
日頃からの準備と訓練が、発災時の対応力を高める鍵となります。